Au fil des ans, les archives de Providence ont servi de gardien du passé pour la communauté religieuse des Sœurs de la Providence dans l’Ouest et pour Providence Health & Services. Officiellement, cela signifie collecter, organiser, préserver et mettre à disposition des documents de valeur durable et historique relatifs aux organisations. Les archives de Providence constituent également une ressource inestimable pour retracer l’histoire de l’Église catholique, des femmes, de l’éducation, des soins de santé et des services sociaux dans le Nord-Ouest.
Il faut une personne spéciale pour gérer les vastes collections de documents institutionnels et d’entreprise, de manuscrits, de photographies, de matériel audiovisuel et d’artefacts qui sont des liens avec les ministères qui définissent l’héritage de Providence. Lorsque les archives de Providence ont été officiellement créées en 1972, Sœur Rita Bergamini a été la première archiviste officielle. Elle a engagé Loretta Zwolak Greene comme archiviste adjointe en 1984. Lorsque Sœur Rita a pris sa retraite en 1992, elle a « passé le gant blanc » à son assistant. Pour Loretta, 2019 marque 35 ans de travail aux Archives de Providence. Pour Sœur Rita, le long mandat de Loretta est un exemple de la façon dont la Providence pourvoit. Voici un peu d’histoire.
Il y a des archives
Dès les premiers jours de l’arrivée de Mère Joseph dans le Nord-Ouest, les Sœurs de la Providence ont conservé des archives. Le mandat est apparu pour la première fois dans les « Règles coutumières » de la congrégation en 1858, stipulant : « Il y aura dans le bureau du secrétaire et du trésorier, des archives, qui doivent être placées à l’abri du feu et gardées en si bon ordre qu’il soit facile de trouver n’importe quel document ».
Sœur Rita a commencé à s’occuper des archives pendant son mandat de secrétaire provinciale, de 1964 à 1971. À l’époque, il se trouvait dans une réserve au sous-sol de Providence Heights à Issaquah, dans l’État de Washington. En 1972, Sœur Rita a participé à un programme de formation intensive sur l’administration des archives à Washington, D.C., et a élaboré un plan pour la création d’archives officielles. Elle a fait appel auprès de la supérieure provinciale et a été approuvée en tant que première archiviste à plein temps.
Plus tard, en 1972, les archives ont été transférées sur le site où elles se trouvent aujourd’hui, à la résidence St. Joseph, à West Seattle. Bien qu’il ne s’agissait au départ que de quelques collections conservées dans deux salles et un placard à balais, Sœur Rita rêvait de transformer les Archives de la Providence en un centre qui servirait la communauté religieuse, les institutions de la Providence et le public.
Désireuse de développer ses compétences dans ce domaine, Sœur Rita a participé à de nombreux cours de formation et réunions professionnelles aux niveaux local et national, et a été encadrée par un archiviste de l’Université de Washington. « J’essayais toujours de me tenir à jour, car il n’y avait pas vraiment de programmes universitaires formels en archivistique à l’époque ; ils commençaient à peine », explique Sœur Rita. Au cours des 12 années suivantes, elle s’est appuyée sur des sœurs bénévoles, en particulier des enseignants qui avaient des étés libres, pour aider aux archives en traduisant, en organisant des documents et en effectuant d’autres tâches.
En 1984, Sœur Rita avait besoin d’un assistant à plein temps et a commencé à chercher. Loretta s’est appliquée. Elle a été impressionnée par l’archiviste de la côte Est, diplômée en histoire et en bibliothéconomie et spécialisée dans les études archivistiques, et a invité Loretta à un entretien. Sœur Rita a raconté que pendant l’entretien, Loretta a posé tellement de questions qu’elle s’est demandée si elle était vraiment intéressée par le poste. « J’ai dit à Loretta que j’aimerais avoir quelqu’un qui puisse rester ici pendant au moins cinq ans », a déclaré Sœur Rita. « La voilà 35 ans plus tard ! »
Past forward
En tant que jeune mariée, Loretta était heureuse d’avoir un emploi à Seattle où elle et son mari s’étaient installés. En tant qu’archiviste, elle était intriguée par l’opportunité de travailler dans des archives religieuses, un domaine qui lui était inconnu.
Au départ, Loretta et Sœur Rita passaient tous les jours après le déjeuner à examiner des documents et des objets, à discuter de projets et à élaborer des plans stratégiques. « En rétrospective, c’était très collaboratif, car c’est ainsi que l’on apprenait vraiment les collections », a déclaré Loretta.
En 1992, Sœur Rita était prête à prendre sa retraite, et Loretta a été promue archiviste. Depuis lors, Loretta a guidé avec succès les Archives de Providence à travers de nombreux changements, alors que le système de santé s’étendait, que d’autres ministères se contractaient, que deux provinces n’en formaient plus qu’une, que la propriété changeait et que les progrès technologiques modifiaient la façon dont les documents et les artefacts étaient gérés. Comme de plus en plus de sœurs ont commencé à prendre leur retraite, le fait d’être dans le « ministère de la mémoire » a pris une signification encore plus grande et a ouvert de nouvelles opportunités pour la mission et l’éducation au patrimoine.
Après 35 années passées aux Archives de Providence, Loretta a fait part de quelques-unes des réalisations dont elle est la plus fière : le lancement du bulletin Past Forward en 1993 ; l’unification des provinces du Sacré-Cœur et de St. Ignatius en une nouvelle province Mother Joseph en 2000 ; la deuxième rénovation et l’expansion des archives en 2004 ; la célébration du sesquicentenaire des Sœurs de la Providence en 2006 ; l’augmentation de la diffusion par le biais du site Web, des expositions, des visites et de l’accessibilité du contenu ; et enfin, mais certainement pas le moindre, la constitution d’une équipe de personnel compétent et bien informé – Peter Schmid, Elizabeth Russell, Pam Hedquist et Jessica Long – et de trois sœurs bénévoles dévouées qui aiment ce qu’elles font. « Je ne pourrais pas faire ce que je fais si je ne les avais pas », a déclaré Loretta, « et les archives ne seraient pas ce qu’elles sont sans eux ».