A lo largo de los años, los Archivos Providence han sido los guardianes del pasado de la comunidad religiosa de las Hermanas de la Providencia en el Oeste y de Providence Health & Services. Oficialmente, esto significa recopilar, organizar, conservar y poner a disposición de los interesados documentos de valor histórico y duradero relacionados con las organizaciones. Los Archivos Providence son también un recurso inestimable para rastrear la historia de la Iglesia católica, la mujer, la educación, la sanidad y los servicios sociales en el Noroeste.
Se necesita una persona especial para gestionar las vastas colecciones de registros institucionales y corporativos, manuscritos, fotografías, materiales audiovisuales y artefactos que son vínculos con los ministerios que definen el legado Providencia. Cuando se crearon formalmente los Archivos Providencia en 1972, Sor Rita Bergamini fue la primera archivera oficial. En 1984 contrató a Loretta Zwolak Greene como archivera adjunta. Cuando la Hermana Rita se jubiló en 1992, «pasó el guante blanco» a su ayudante. Para Loretta, 2019 marca 35 años con los Archivos de Providence. Para la Hermana Rita, la larga permanencia de Loretta es un ejemplo de cómo la Providencia provee. He aquí un poco de historia.
Habrá archivos
Desde los primeros días de la llegada de la Madre Joseph al Noroeste, las Hermanas de la Providencia mantuvieron un archivo. El mandato apareció por primera vez en las «Normas consuetudinarias» de la congregación de 1858, en las que se afirmaba: «En la oficina del secretario y del tesorero habrá Archivos, que deberán colocarse a salvo del fuego y mantenerse en tan buen orden que sea fácil encontrar cualquier registro».
La Hermana Rita empezó a ocuparse de los archivos durante su mandato como secretaria provincial, de 1964 a 1971. En aquel momento se encontraba en un almacén del sótano de Providence Heights, en Issaquah (Washington). En 1972, la Hermana Rita asistió a un programa intensivo de formación sobre administración de archivos en Washington, D.C., y elaboró un plan para crear un archivo oficial. Llevó su apelación a la superiora provincial y fue aprobada como primera archivera a tiempo completo.
Más tarde, en 1972, los archivos se trasladaron al lugar donde se encuentran hoy, en la Residencia St. Joseph de West Seattle. Aunque empezó con unas pocas colecciones en dos baúles y un armario de escobas, Sor Rita tenía el sueño de transformar los Archivos Providencia en un centro que sirviera a la comunidad religiosa, a las instituciones Providencia y al público.
Deseosa de desarrollar sus habilidades en este campo, la Hermana Rita asistió a muchos cursos de formación locales y nacionales y a reuniones profesionales, y fue tutelada por un archivero de la Universidad de Washington. «Siempre intentaba mantenerme al día, ya que en aquella época no existían programas universitarios formales de archivística, que acababan de empezar», explica la Hermana Rita. Durante los 12 años siguientes contó con la ayuda de hermanas voluntarias, sobre todo profesores que tenían los veranos libres, para ayudar en los archivos traduciendo, organizando documentos y otras tareas.
En 1984, la Hermana Rita necesitaba un ayudante a tiempo completo y comenzó la búsqueda. Loretta aplicó. Quedó impresionada por la archivera de la Costa Este, licenciada en Historia y Biblioteconomía y especializada en Archivística, e invitó a Loretta a una entrevista. La Hermana Rita contó que durante la entrevista Loretta le hizo tantas preguntas que se preguntó si estaba realmente interesada en el puesto. «Le dije a Loretta que me gustaría alguien que pudiera estar aquí al menos cinco años», dijo la Hermana Rita. «¡Aquí está 35 años después!»
Pasado adelante
Recién casada, Loretta se alegró de tener trabajo en Seattle, donde se había instalado con su marido. Como archivera, le intrigaba la oportunidad de trabajar en archivos religiosos, un ámbito nuevo para ella.
Al principio, Loretta y la Hermana Rita pasaban todos los días después de comer revisando materiales y artefactos, discutiendo proyectos y haciendo planes estratégicos. «En retrospectiva, fue una gran colaboración, porque era la forma en que realmente aprendías las colecciones», dijo Loretta.
En 1992, la hermana Rita estaba preparada para jubilarse y Loretta fue ascendida a archivera. Desde entonces, Loretta ha guiado con éxito los Archivos de Providence a través de muchos cambios, a medida que el sistema sanitario se ampliaba, otros ministerios se contraían, dos provincias se convertían en una, la propiedad cambiaba y los avances tecnológicos alteraban la forma de gestionar los registros y los artefactos. A medida que más hermanas comenzaron a jubilarse, estar en el «ministerio de la memoria» ha adquirido un significado aún mayor y ha abierto nuevas oportunidades para la misión y la educación patrimonial.
Reflexionando sobre sus 35 años en los Archivos Providencia, Loretta compartió algunos de los logros de los que se siente más orgullosa: el lanzamiento del boletín Past Forward en 1993; la unión de las Provincias del Sagrado Corazón y San Ignacio en una nueva Provincia Mother Joseph en 2000; la segunda renovación y ampliación de los archivos en 2004; la celebración del sesquicentenario de las Hermanas de la Providencia en 2006; el aumento de la divulgación a través del sitio web, las exposiciones y los archivos. Ignatius en una nueva Provincia Mother Joseph en 2000; la segunda renovación y ampliación de los archivos en 2004; la celebración del sesquicentenario de las Hermanas de la Providencia en 2006; el aumento de la difusión a través del sitio web, exposiciones, visitas y accesibilidad del contenido; y por último, pero no menos importante, la creación de un equipo de personal competente y bien informado – Peter Schmid, Elizabeth Russell, Pam Hedquist y Jessica Long – y tres hermanas voluntarias dedicadas que aman lo que hacen. «No podría hacer lo que hago si no los tuviera», dijo Loretta, «Y los archivos no serían lo que son sin ellos».